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Microsoft-365-Migration: Die Checkliste für Unternehmen.
Schritt für Schritt zu Microsoft 365: Vorbereitung, Lizenzwahl, Domain, Postfach-Migration von IMAP, Exchange oder Google, Sicherheit mit MFA und Intune, Umstellung ohne verlorene E-Mails.
Eine Microsoft-365-Migration gelingt in fünf Phasen: Bestandsaufnahme, Vorbereitung des Tenants mit Domain und Lizenzen, Vorab-Synchronisierung der Postfächer, Umstellung per DNS-Änderung zu einem festen Zeitpunkt und Nacharbeit mit Geräte-Einrichtung und Sicherheit. Entscheidend ist, die Postfächer vorab zu kopieren und nach der Umstellung nachzusynchronisieren, dann geht keine E-Mail verloren. Sicherheit wie MFA und Conditional Access sollte von Anfang an aktiv sein, nicht erst danach.
Phase 1: Bestandsaufnahme
Zuerst klären, was umzieht und von wo.
- Wie viele Postfächer, Sammelpostfächer und Weiterleitungen gibt es?
- Woher kommen die Daten: IMAP (z. B. Hoster wie Hetzner, IONOS, Strato), Exchange Server, Google Workspace?
- Wie groß sind die Postfächer? Gibt es Archive (PST-Dateien)?
- Wo liegen Dateien heute: Netzlaufwerk, NAS, Dropbox, lokale Rechner?
- Welche Geräte nutzen die Mitarbeitenden: Firmen-Laptops, private Handys?
- Wer verwaltet die Domain und den DNS?
Phase 2: Lizenz und Tenant vorbereiten
Die passende Lizenz spart Geld und Ärger. Für die meisten KMU kommen Business Standard oder Business Premium infrage; Premium enthält zusätzlich Intune, Conditional Access und erweiterte Sicherheitsfunktionen.
- Tenant anlegen und Datenspeicherort EU prüfen
- Eigene Domain hinzufügen und verifizieren
- Benutzer, Gruppen und Sammelpostfächer anlegen
- Administratorkonten getrennt von Benutzerkonten, mit MFA
- Sicherheitsstandards bzw. Conditional-Access-Richtlinien aktivieren
Phase 3: Postfächer vorab synchronisieren
Vor der Umstellung werden alle Postfächer im Hintergrund kopiert, während der alte Server weiterläuft. Bei IMAP-Quellen übernimmt die Migration E-Mails; Kalender und Kontakte müssen je nach Quelle separat exportiert und importiert werden. Bei Exchange- und Google-Quellen lassen sich auch Kalender und Kontakte direkt übertragen. Große Postfächer brauchen Zeit, deshalb früh starten.
Phase 4: Die Umstellung (Cutover)
Die eigentliche Umstellung ist eine DNS-Änderung zu einem festen Zeitpunkt, idealerweise abends oder am Wochenende.
- MX-Eintrag auf Microsoft 365 umstellen
- Autodiscover-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge setzen
- Abschließende Nachsynchronisierung: Alles, was in der Zwischenzeit beim alten Server ankam, wird nachgeholt
- Outlook und Handys mit den neuen Konten verbinden
- Alten Server noch einige Wochen als Rückfallebene behalten
Phase 5: Geräte, Dateien und Sicherheit
Nach den E-Mails kommen Geräte und Dateien dran.
- Dateien nach OneDrive (persönlich) und SharePoint/Teams (gemeinsam) mit klaren Berechtigungen
- Geräte in Intune aufnehmen: Verschlüsselung, Updates, Richtlinien
- Microsoft-365-Backup einrichten, denn Microsoft sichert die Verfügbarkeit, nicht Ihre gelöschten Daten
- Kurze Einweisung für das Team: Anmeldung mit MFA, Teams, Dateiablage
- Dokumentation: Konten, Lizenzen, DNS-Einträge, Notfallzugang
Die häufigsten Fehler bei der Migration
- Kein MFA ab Tag 1: Neue Cloud-Konten ohne MFA sind ein beliebtes Ziel.
- DNS vergessen: Fehlende SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge lassen E-Mails im Spam landen.
- Keine Nachsynchronisierung: E-Mails aus der Umstellungsphase fehlen.
- Zu viele oder falsche Lizenzen: Laufende Kosten ohne Nutzen.
- Dateien 1:1 kopiert: Alte Ordner-Chaos-Strukturen ziehen mit um.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Microsoft-365-Migration?
Das hängt von Anzahl und Größe der Postfächer ab. Kleine Unternehmen sind oft innerhalb weniger Tage umgestellt; die eigentliche Umschaltung dauert meist nur einen Abend.
Gehen bei der Migration E-Mails verloren?
Nicht, wenn vorab synchronisiert und nach der DNS-Umstellung nachsynchronisiert wird. So landen auch E-Mails aus der Übergangszeit im neuen Postfach.
Kann ich von IMAP zu Microsoft 365 migrieren?
Ja. E-Mails lassen sich direkt per IMAP-Migration übertragen. Kalender und Kontakte werden bei reinen IMAP-Quellen meist separat exportiert und importiert.
Welche DNS-Einträge brauche ich für Microsoft 365?
Mindestens MX und Autodiscover für die Funktion sowie SPF, DKIM und DMARC für Zustellbarkeit und Schutz vor gefälschten Absendern.
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